In dit artikel bespreken we tien punten om rekening mee te houden bij de aanschaf van uw nieuwe kassasysteem. Kies een kassa die bij u past en een systeem dat u helpt. Het zou leuk zijn als we dit artikel gezamenlijk nog eens verder kunnen uitbreiden, dus reacties zijn welkom.

Allereerst is het belangrijk een kader op te zetten. We bepalen op grond van welke criteria we een kassa gaan kiezen. Hierbij moeten we onderscheid maken tussen hardware en software, in dit artikel zullen we ons beperken tot de software. Laten we beginnen met het opsommen van de criteria, er zijn twee soorten kassasystemen te onderscheiden; namelijk horeca en retail. laten we ons beperken tot de retail kassasystemen.

1. Het budget van een kassasysteem

Voor de hand liggend, maar zeker een belangrijk onderdeel. Wellicht lastig als eerste te bepalen, omdat de andere criteria meer inzicht geven in al uw wensen. Daarnaast worden er ook veel kassasystemen met hardware en software in samenhang verkocht. Het budget kan verschillen per pakket wat u aanschaft, we gaan samen kijken wat bij uw wensen past. Om u een idee te geven aan welk budget u kunt denken kunt u hier onze prijzen vinden.

2. Besturingssysteem

Op welk besturingssysteem wilt u dat de kassa draait. Tegenwoordig draaien de meeste kassasystemen al op een Chrome browser, maar dit hoeft niet zo te zijn voor iedereen. Bij de verouderde versies krijgt u het probleem dat er bijvoorbeeld geen updates meer beschikbaar zijn. Zorg er dus voor dat al uw hardware op een Chrome browser wordt gedraaid, dan kan uw kassasysteem mee groeien in het bedrijf. Schaft u een nieuw kassasysteem aan, is het erg belangrijk te kijken naar het besturingssysteem van de kassa.

3. Voorraad

Wilt u de voorraad bijhouden in uw winkel, dan zal de kassa daar ook geschikt voor moeten zijn. De wat oudere, simpele kassa’s maken vaak gebruik van groepen, waar geen voorraad wordt bijgehouden. De nieuwe, vaak digital, kassa’s beschikken wel over een voorraadbeheersysteem. Mocht u graag uw voorraad willen bijhouden, realiseert u zich dan dat een systeem van barcodes al snel gewenst is. De reden is dat dan elk artikel eenvoudig gescand kan worden met een barcodescanner en de kans op fouten minimaal is. Heeft u weinig producten, 0-30, en soms wat meer, dan kunt u de producten nog wel eens kwijt op uw scherm. Ook zijn er systemen waarbij u elk product via een scrolldown menu kunt opzoeken. Dit heeft wel weer invloed op de snelheid waarmee u producten aanslaat. Bekijk ook de mogelijkheden voor de voorraad met betrekking tot uw andere verkoopkanalen, zoals webshop en facturatie.

4. Product beheer

Dit onderdeel kost u vaak zeer veel tijd. Nieuwe producten dienen te worden toegevoegd aan de kassa. Bekijk goed hoe makkelijk u een nieuw product kunt aanmaken, en of er mogelijkheden zijn tot het doen van een import via een xls of csv bestand. Dit geldt zeker voor u als u een bedrijf hebt met veel producten. Als u relatief weinig producten voor de verkoop hebt staan, speelt tijd geen issue.

5. Functies

Het is belangrijk om te bepalen welke functies er op de kassa aanwezig dienen te zijn. Hierbij kan gedacht worden aan functies als kortingen, betalingsafhandelingen, cadeaubonnen. Hoe wilt u uw service aanbieden aan uw consumenten en zijn er nog bijzonderheden ten opzichte van anderen in uw sector?

6. Veiligheid

Hoe is de veiligheid van uw kassa geregeld. Dit is de veiligheid van het bedienen van het systeem. Is de kassa te blokkeren, zodat de kassalade niet makkelijk te openen is en natuurlijk ook de online-beveiliging. Dit is vooral belangrijk wanneer uw kassa en/of computer verbinding maakt met internet. Hoe is het kassasysteem beveiligd, hoe wordt data overgestuurd en van welk besturingssysteem wordt gebruik gemaakt. Dit zijn allemaal zaken die we graag met u bespreken en hoe we deze issues oplossen. Veiligheid staat immers altijd voorop.

7. Updates

Het is goed om bij de beslissing voor een nieuwe kassa ook te denken aan de ondersteuning van updates. Updates worden vaak gedaan voor meer veiligheid, nieuwe functionaliteiten, enzovoort. Bekijk bij de aanschaf hoe vaak u de beschikking krijgt over updates en of u hier extra voor moet betalen.

8. Meerdere vestigingen en/of kassa’s

Een belangrijke keuze bij het kassasysteem is de mogelijkheid tot uitbreiding, maar ook voor krimp. Waarschijnlijk zit u vol ambitie en denkt u groot, toch is het fijn als er mogelijkheden zijn tot flexibiliteit. Hoe wordt hier voor betaald en hoe zit het met de synchronisatie tussen de verschillende kassa’s. Bekijk of hier speciale modules voor aangeschaft dienen te worden of dat dit standaard aanwezig is. Wees dus reëel en kijk wat op dit moment de beste optie is voor u en uw bedrijf.

9. Support

Wij bij Afosto staan uiteraard altijd voor u klaar, er is een makkelijke communicatie op verschillende fronten. Is er een probleem of heeft u een tof idee, dan helpen wij u daar graag mee. Support op het hoogste niveau vinden wij namelijk meer dan normaal.

10. Nieuwe functionaliteit, de gedachte over de toekomst.

Met wat voor bedrijf doet u zaken. Wat is de structuur, visie en toegankelijkheid. Zijn er mogelijkheden tot innovatie en nieuwe functionaliteiten. Er kan gedacht worden aan nieuwe betaalmodules, bonnen verzenden per e-mail of sms, of bijvoorbeeld het ophalen van een bestelling in de winkel. Hoe is de kassa hiervoor ingericht. Kunt u hier als retail-ondernemer ook suggesties aandragen, meedenken en meedoen. Wij zijn namelijk altijd bezig met innovatie en kijken samen met u naar de toekomst!

Kassasysteem met webshop?

Ook dit is uiteraard mogelijk, in de steeds digitaler wordende wereld is de kans groot dat een webshop ook handig kan zijn. Een kassasysteem gecombineerd met webshop is ook mogelijk. Alles wat in uw winkel wordt verkocht en online komt samen binnen in één zelfde systeem. Zo heeft u uw bestellingen en orders bij elkaar en geeft dat meer rust.

Uw webshop beheer heeft u zelf in de hand en kan helemaal naar eigen wens gemaakt worden. Samen met u werken we naar een optimale werkflow, met de combinatie e-commerce en kassasysteem geloven wij dat u het meeste uit uw bedrijf kunt halen. Onze e-commerce systemen zijn altijd up-to-date en we streven ernaar om innovatief te blijven. Met onze verschillende integraties is er veel mogelijk op uw webshop.

Naast een fijne webshop helpen wij je ook mee om bovenin de zoekmachines te komen, vindbaarheid is naast een mooie webshop uiteraard het belangrijkst. Samen met jou zorgen we ervoor dat de zoekmachine optimalisatie wordt bevorderd en dat uw bedrijf vindbaar is in zoeksystemen zoals Google.

De Afosto systemen zijn geavanceerd om een zo goed mogelijke prestatie te leveren, maar zijn uiteraard wel gebruikersvriendelijk en daardoor makkelijk in gebruik. Ook jij kan dus in onze systemen werken, vele klanten zijn u al voor geweest.

Benieuwd wat wij voor u kunnen betekenen? Plan gelijk een demo! Groei samen met ons door tot een succes voor uw bedrijf!